?
Hulp nodig?
Gaan

Administratie in de bouw

Van rompslomp tot digitale bevrijding 

 

Volgens recent onderzoek van zowel Unizo als het Federaal Planbureau kampt zowat de helft van de Belgische ondernemers met de rompslomp van de eigen administratie. Hoe komt dat en hoe kunnen we dat verhelpen? Met het verplichte gebruik van Peppol in het vooruitzicht belichten backoffice-experts Els Sleeckx en Niki Mertens het belang van digitalisering. Ook in eigen huis helpen we onze klanten om het beheer van verzekeringspolissen te vereenvoudigen en digitalisering te omarmen. 


 

Niki Mertens en Els Sleeckx - backoffice experts Adminworx

Niki Mertens & Els Sleeckx
Backoffice experts bij Adminworx

Bouwers zijn geen boekhouders 

 

Samen met hun Adminworx-team ondersteunen Els Sleeckx en Niki Mertens ondernemers in hun officemanagement. Zij zorgen ervoor dat alle administratieve taken uitgevoerd en geoptimaliseerd worden. Daarvoor is een goede workflow en opvolging noodzakelijk, en moeten de juiste mensen op de juiste plaats zitten. Goede administratieve profielen vinden, is voor bedrijven trouwens een uitdaging op zich. 

Volgens Sleeckx is er een aanzienlijk verschil tussen grote en kleine ondernemingen: “Grotere kmo’s vinden vaak te weinig administratieve medewerkers. Daardoor blijven die taken liggen. Bij de kleinere kmo’s en de eenmanszaken hebben de bedrijfsleiders veel verschillende petjes op. Ze moeten instaan voor allerlei taken. Tegelijk zijn ze veel op de werkvloer zelf bezig, waardoor de administratie snel achteroploopt.” 

Kleine bedrijven hebben er vaak de tijd niet voor,” vult Niki Mertens aan, “omdat ze vooral bezig zijn met hun core business. Ze hebben er ook minder zin in, én missen de nodige kennis. Dat geldt vooral in bouwsector, waar ze het gewend zijn met hun handen te werken en vooral op de werkvloer willen staan. De administratie komt er bovenop.” 

 

Van noodzaak tot verplichting 


Volgens Mertens zal het digitaliseren van de back-office een verplichting worden: “Er zijn nu al heel wat boekhouders die geen papier meer aanvaarden. Ondertussen gelden er trouwens al verplichtingen, onder meer met e-facturatie via Peppol, het wereldwijde netwerk voor elektronische facturatie.” 

Vanaf eind ’25 zullen bedrijven inderdaad verplicht zijn om B2B-facturen niet meer op papier te versturen, maar via dit platform. De meeste bedrijven zijn al vertrouwd met dit platform. De grote sterkte ervan is dat je de digitale facturen kan koppelen aan je betalingssysteem en je boekhoudsysteem, zodat de betaling na je goedkeuring automatisch gebeurt. 


 

 

 

Een zelfstandig ondernemer in de bouwsector. De man met donker haar en baar kijkt naar een ipad terwijl hij aan het bellen is en zit met zijn handen in het haar. Hij ziet er gestresseerd uit.

Allemaal digitaal 


We ontvangen allemaal minder papier in onze fysieke brievenbus. Overheden, dienstbedrijven, banken en verzekeraars moedigen ons aan om te switchen naar digitaal. Kunnen bedrijven al hun afdelingen digitaliseren? "Dat kan,” zegt Mertens. “Facturatie en boekhouding zijn het meest voor de hand liggend, omdat we er thuis ook mee te maken hebben. Verder kan je als ondernemer overal digitalisering inschakelen: van HR tot sales en van marketing tot logistiek. Er bestaan intussen performante tools om je daarbij te helpen: digitale agenda’s, boekhoudprogramma’s, CRM- (een tool om klantengegevens mee te beheren), ERP- (een tool om bedrijfsprocessen te automatiseren en te beheren) en facturatiesystemen, Dropbox …

 


Waar beginnen? 

 

Wat moet je doen als je nog geen stap richting digitalistering hebt gezet? “Alles start met een duidelijke structuur en procedures,” adviseert Sleeckx. “Maak eerst een aantal overzichten: alle taken die je uitvoert, de tools die je daarvoor gebruikt, de tijd die je aan elke taak spendeert. Welke taken zijn het moeilijkst of het meest tijdrovend? Wat zou je graag gedigitaliseerd zien? Ga dan na welke kosten je daarvoor moet maken en hoeveel budget je ervoor hebt. Vraag daarna advies van experts in deze materie, zoals je boekhouder.” 

 

Eenvoudig optimaliseren 


Wat kan je in je bedrijf nog doen om de efficiëntie te verbeteren? “Met een paar simpele ingrepen laat je het dagelijks werk aanzienlijk vlotter verlopen,” verzekert Mertens. “Zo kan je specifieke mailadressen aanmaken voor bepaalde doeleinden: één voor facturen (invoice@) en één voor leveringen (delivery@). Verder zijn vaste templates voor facturen en offertes zeer handig. Ook in de bouwsector kan je met templates werken, bijvoorbeeld voor het opmeten van ruimtes, of voor de workflow van specifieke werken die regelmatig terugkomen. Tot slot, zeer vanzelfsprekend, maar niet altijd in de praktijk toegepast: door je papieren documenten systematisch beter te ordenen, vind je ze sneller terug.” 

Bekijk onze oplossingen voor bouwbedrijven:

Bouwsector

Bouw voluit. Wij beschermen uw personeel, uw verplaatsingen, uw aansprakelijkheid, uw gebouw en materieel. En we zorgen voor uw pensioen en uw bedrijfskapitaal. Uw werven? We hebben oplossingen op uw maat!

Meer details

Hoe kunnen we u helpen?

Via telefoon

Al klant

Tel: 02 509 04 11

Ma - Vrij : 9u tot en met 17u

Nog geen klant

Tel: 0800 14 200

Ma - Vrij : 9u tot en met 17u       

Op afspraak

Zoek de adviseur uit uw regio

Uw persoonlijke adviseur

 


Uw bescherming als klant

Federale Verzekering stelt alles in het werk uw bescherming als klant te waarborgen en schikt zich naar de wettelijke bepalingen voor de bescherming van uw privéleven, het gebruik van uw gegevens en het bewaren van hun vertrouwelijkheid.

De maatschappij neemt alle noodzakelijke voorzorgen om belangenconflicten te vermijden, te voorkomen en te beheren. Ze baseert zich op objectieve criteria voor het aanvaarden van een risico, de tarificatie en de uitbreiding van de waarborgen. U kunt deze segmentatiecriteria raadplegen.

Meer info

Jouw persoonlijk toegang tot Federale Verzekering ?

Alles weten over jouw contracten, jouw financiële producten of je gegevens,… met andere woorden, dankzij My Federale heb je toegang tot jouw volledig verzekerings/bellegingsportefeuille 24u/24, 
7 dagen/7 ! 

 

Meld je aanHeb je nog geen MY FEDERALE ?
Vraag het hier aan >

 

Onze schadeaangifteformulieren

Je vindt ze hier!