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L'Administration dans la construction

 

De la paperasserie à la libération numérique

 

Selon une étude récente d'Unizo et du Bureau fédéral du Plan, près de la moitié des entrepreneurs belges étouffent sous le poids de leur propre administration. Quelles en sont les causes et comment y remédier ? Alors que se profile à l’horizon le recours obligatoire à Peppol, le réseau mondial de facturation électronique, Els Sleeckx et Niki Mertens, expertes en back-office, soulignent l'importance de la numérisation. « En interne, nous aidons également nos clients à simplifier la gestion de leurs polices d'assurance et à adopter la numérisation. »


 

Niki Mertens en Els Sleeckx - backoffice experts Adminworx

Niki Mertens & Els Sleeckx
Expertes en back-office chez Adminworx

Des pros de la construction, pas des comptables ! 


En collaboration avec leur équipe d’Adminworx, Els Sleeckx et Niki Mertens soutiennent les entrepreneurs dans tout ce qui touche à la gestion de leur administration. Elles veillent à ce que l’ensemble des tâches administratives soient exécutées et optimisées. Cela exige d’appliquer un workflow fluide et un suivi rigoureux, d'une part, et d’assurer la présence des bonnes personnes au bon endroit, de l'autre. Dénicher de bons profils administratifs constitue un défi pour les entreprises. 

Selon Els Sleeckx, il existe une différence considérable entre les grandes et les petites entreprises : «  Les plus grandes PME trouvent souvent trop peu d'employés administratifs. Par conséquent, ces tâches sont délaissées. Dans les petites PME et les entreprises individuelles, les gestionnaires portent souvent plusieurs casquettes et doivent se charger d'une foule de missions. En parallèle, ils passent aussi beaucoup de temps sur le terrain, ce qui fait que leur administration prend vite du retard. » 

« Les petites entreprises n'ont souvent pas le temps de s'en occuper », ajoute Niki Mertens, "« parce qu'elles sont principalement accaparées par leurs activités de base. Elles n'en ont pas non plus l'envie et elles n'ont pas toutes les connaissances nécessaires. C'est particulièrement vrai dans le secteur de la construction, où les professionnels ont l'habitude de travailler de leurs mains et veulent surtout être présents sur leur chantier. Et l'administratif, c'est ce qui vient s'ajouter à tout cela ». 

Déjà nécessaire, bientôt obligatoire 


Selon Niki Mertens, la numérisation du back-office deviendra incontournable : « Aujourd'hui, de nombreux comptables refusent le papier. Et des obligations existent déjà, notamment en matière de facturation électronique via Peppol. » 

À partir de la fin 2025, les entreprises seront en effet tenues d'envoyer leurs factures B2B non plus sur papier, mais en passant par cette plate-forme. La plupart des entreprises sont déjà familiarisées avec Peppol, dont la grande force réside dans la possibilité de lier les factures numériques à votre système de paiement et à votre système comptable, afin que les paiements se fassent automatiquement dès que vous les avez approuvées. 


 

 

 

Een zelfstandig ondernemer in de bouwsector. De man met donker haar en baar kijkt naar een ipad terwijl hij aan het bellen is en zit met zijn handen in het haar. Hij ziet er gestresseerd uit.

Le « tout numérique » 


Nous recevons de moins en moins de papier dans notre boîte aux lettres. Les institutions publiques, les sociétés de services, les banques et les assureurs nous encouragent à passer au numérique. Mais les entreprises peuvent-elles numériser tous leurs départements ? « C'est possible », affirme Els Sleeckx. « La facturation et la comptabilité apparaissent comme les plus évidentes, parce qu’elles sont traitées en interne. Mais un entrepreneur peut numériser à tous les niveaux : des RH à la vente et du marketing à la logistique. Par ailleurs, il existe des outils performants pour vous y aider : agendas numériques, programmes de comptabilité, CRM (outil de gestion des données clients), ERP (outil d'automatisation et de gestion des processus d'entreprise) et systèmes de facturation, Dropbox... » 

 


Par où commencer ? 


Que faire si vous n'avez pas encore franchi le pas de la numérisation ? « Tout d’abord, installez une structure et des procédures claires », conseille Els Sleeckx. « Commencez par faire un tour d'horizon : toutes les tâches que vous effectuez, les outils que vous utilisez, le temps que vous consacrez à chacune d'entre elles, etc. Quelles sont les tâches les plus complexes ou les plus chronophages ? Que souhaitez-vous numériser ? Évaluez les coûts que vous devriez engager et le budget dont vous disposez pour cette opération. Puis, demandez conseil à des experts en la matière, comme votre comptable. » 

Des mesures simples pour optimiser  


Que pouvez-vous faire de plus pour que votre entreprise gagne en efficacité ? « Quelques interventions simples peuvent faciliter considérablement le travail au quotidien », assure Niki Mertens. « Vous pouvez par exemple créer des adresses email spécifiques à certaines fins : une pour les factures (invoice@) et une pour les livraisons (delivery@). De plus, les templates (modèles) fixes pour les factures et les devis sont très pratiques. Dans le secteur de la construction aussi, vous pouvez utiliser des templates, entre autres pour la prise des mesures, ou pour le déroulement de travaux spécifiques récurrents. Enfin - et ce n'est pas toujours appliqué, même si cela semble évident - en adoptant une organisation systématique de vos documents papier, vous êtes sûr de pouvoir les retrouver plus rapidement. »" 

 

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