Chaos. Stress. De ene notificatie na de andere en meer mails dan u kunt lezen, laat staan behandelen. ‘Even snel’ door uw inbox gaan, is een illusie. Toch bestaan er manieren om overzichtelijker om te springen met de onophoudelijke stroom van elektronische berichten.

1. Werk met tijdsblokken

Telkens uw mailbox openen wanneer u een mail ziet binnenlopen, is een slechte gewoonte. Plan duidelijk afgebakende e-mailmomenten in. Voorzie elke voor- en namiddag (en avond) bijvoorbeeld een halfuur – of wat langer naargelang het aantal berichten – om enkel mails af te handelen. Ga door tot u alle nieuwe berichten hebt verwerkt. Dat lijkt misschien een onoverwinnelijke berg om te beklimmen, maar u zult zien dat het haalbaar is. Daarna zijn alle nieuw binnengekomen mails voor de volgende sessie.

2. Eén ding tegelijk

Bent u in uw mailbox gedoken? Concentreer u dan louter daarop en laat u niet afl eiden door andere zaken. Net
zoals u zich in de niet-mailtijdsblokken niet laat storen door uw mails. Behandel ook nooit meerdere mails tegelijk.

3. Een ‘lege’ mailbox aan het einde van de dag

Toegegeven, een volledig lege inbox in de letterlijke zin van het woord is een droomscenario. Leeg wil in feite zeggen dat u elk binnengekomen bericht heeft geordend. Ofwel heeft u het beantwoord, doorgestuurd, ingepland voor later of gedeletet. Oude mails kunt u in een archiefmap stoppen zodat u ze, mocht dat nodig zijn, snel terugvindt. Zo vermijdt u dat berichten blijven rondhangen in uw mailbox of dat u er sommige over het hoofd ziet.

4. Geen mails op zak

Het is heel verleidelijk om uw (werk-)mails ook te laten binnenlopen op uw smartphone. Toch is het beter om het
mailverkeer op uw smartphone aan banden te leggen. Klopt, iedereen gaat er tegenwoordig van uit dat u de klok
rond bereikbaar bent, maar als iemand snel antwoord van u wil, zijn er genoeg andere manieren om u te bereiken.

5. Geen mails in bed

Neem uw laptop of smartphone niet mee naar de slaapkamer. Dat is een plek om tot rust te komen. Eigenlijk is
het zelfs aangeraden om een uur voor het slapengaan intensief multimediagebruik te bannen, want het is een
enorme slaaprover. En u heeft uw slaap nodig om er de volgende dag weer fris tegenaan te gaan.